HISTORIQUE
Créée en 2008 par le père des associés actuels, l’activité de la Clinique Divine Miséricorde située à Abomey-Calavi s’est particulièrement développée au cours des trois dernières années. Sous la houlette du Dr. Hermann Dossou, anesthésiste-réanimateur, outre les services habituels de médecine et chirurgie générale, gynécologie, pédiatrie, médecine interne, l’institution s’est dotée de sept appareils d’hémodialyse, d’un service de radiographie, de six lits de réanimation et d’un service SMUR à trois ambulances. Pour abriter ces extensions, un bâtiment de cinq étages est en construction.
LA DEMANDE
La croissance rapide l’activité médicale ne s’est pas accompagnée d’une structure administrative permettant une gestion satisfaisante. L’institution a fait appel à Ex-Change-Expertise pour renforcer son système de gestion et former à l’accueil le personnel en contact avec les patients.
REALISATION
Après un état des lieux de l’existant, l’expert s’est attaché à la recherche et la sélection d’un logiciel « GESCOM » en vue de regrouper la gestion administrative d’une institution hospitalière, d’en simplifier l’organisation et de permettre le contrôle financier indispensable. Le logiciel MEDICA, de conception Béninoise et que l’expert avait pu tester au cours d’une précédente mission, fut sélectionné. L’installation et les premières formations ont eu lieu à la fin de la mission.
D’autre part, l’expert a créé et mis en place un tableau de bord extra-comptable de gestion permettant un contrôle permanent de l’activité, de la trésorerie et des résultats opérationnels de l’institution.
Enfin, un module de formation à la communication assertive a été dispensé à trois groupes de vingt personnes regroupant les principaux acteurs en contact avec la patientèle. A ce module a été joint un volet « motivation du personnel » dispensé au comité de direction de dix personnes.
SUIVI
L’envoi mensuel du tableau de bord opérationnel à l’expert est prévu pendant les six prochains mois. Différents indicateurs seront suivis et commentés.
APPRECIATION
La mission a rencontré l’enthousiasme unanime du comité de direction et du personnel. Une mission de suivi est envisagée après douze mois de mise en pratique des mesures décidées.