Préparation de la mission
Vous avez été choisi pour une mission et avez accepté de la réaliser. Nous vous en remercions et vous souhaitons bon succès
Vos interlocuteurs
Votre interlocuteur privilégié est le Chef de Projet qui vous a notamment contacté pour vous apprendre votre désignation comme expert. Avec vous, il pilotera la mission jusqu’à sa conclusion. N’hésitez pas à le contacter pour toute question, suggestion ou problème rencontré.
Vous avez dû recevoir les coordonnées du Demandeur qui vous a choisi comme expert. Dans la phase de préparation, il importe de nouer avec lui de bons contacts (idéalement par WhatsApp) et de recueillir de sa part toute information utile.
Le Représentant Local (RL) sera notre relais sur place pour vous accueillir et vous apporter son support et ses conseils pratiques pendant la mission.
Le Responsable Voyages sera votre contact pour l’organisation de votre voyage
Le Secrétaire-Responsable Assurances s’occupera des assurances liées à votre mission
Le Trésorier traitera vos notes de frais
Les termes de références
Les Termes de Référence (TdR) doivent au minimum comporter les 3 éléments suivants :
a) Les objectifs de la mission qui résument le but que le demandeur veut atteindre,
b) La démarche envisagée pour atteindre ces objectifs reprend les tâches ou prestations prévues pour atteindre l’objectif,
c) Les livrables attendus sont des produits tangibles, souvent un document ou un outil informatique, qui matérialise le résultat d’une prestation.
Un premier jet des TdR a été préalablement défini par le Chef de Projet afin de cerner le profil de l’Expert.
Une des tâches essentielles de la préparation de la mission sera d’affiner ces TdR en concertation avec le Chef de Projet et le Demandeur en veillant à ce que les objectifs visés soient réalistes et compatibles avec la durée de la mission.
Une fois fixés de commun accord, les TdR seront inscrits dans les deux contrats qu’Ex-Change-Expertise signe respectivement avec vous-même et le Demandeur.
Quelques conseils
Des échanges réguliers avec le demandeur pendant la phase préparatoire sont un gage de succès pour la mission. Pour ces échanges, privilégiez des communications par WhatsApp confirmées par email.
Les demandeurs attendent beaucoup de la mission. Il convient d’analyser à distance la situation et éventuellement de redéfinir de manière réaliste ce qui peut être fait par vous en deux ou trois semaines. Veillez aussi à disposer d’un maximum d’informations avant votre départ afin d’éviter une perte de temps sur place. Sur ces bases adaptez éventuellement les termes de référence avec le demandeur et le chef de projet.