Support administratif
Gestion Assurances
Est assurée par Serge Christiane (sergelchristiane@gmail.com) avec les fonctions suivantes :
• couvrir au moyen de polices d’assurance appropriées les risques encourus tant par les bénévoles que par l’association elle-même
• fournir au Trésorier les éléments pour le paiement et la comptabilisation des quittances d’assurance
Secrétariat Général
Est assuré par Yves Pierre (secretariat@ex-change-expertise.be) avec les fonctions suivantes :
- veiller au respect des dispositions statutaires et légales et des publications au Moniteur Belge
- assurer le secrétariat de l’AG (convocation, organisation, rapport)
- archiver les contrats « demandeurs » et « experts »
- archiver les rapports de missions
- gérer l’adresse mail « info@ex-change-expertise.be »; réponses adéquates à donner au nom de l’association
- appeler les cotisations annuelles et tenir à jour le registre des membres
- gérer les contrats et lettres d’accréditation des RL
- rédiger les « Lettres de Mission » destinées aux experts pour obtenir leur visa
Secrétariat CA/CE – Gestion Voyages
Est assuré par Annick Detry (annick.detry@ex-change-expertise.be) avec les fonctions suivantes :
- assurer le secrétariat du CA/CE
- signer les contrats engageant l’association
- réserver les billets d’avion en coordination avec le chef de projet et l’expert
- fournir au Trésorier les éléments pour le paiement et la comptabilisation
Trésorerie – Comptabilité
Est assurée par Alain Marlière (alain.marliere@ex-change-expertise.be) avec les fonctions suivantes :
• gérer les comptes bancaires
• tenir la comptabilité en partie double avec le support d’un bureau comptable
• faire auditer ces comptes
• s’acquitter des obligations fiscales
• établir le projet de budget
• facturer nos prestations, les participations aux frais et s’assurer de leur recouvrement
• payer les factures, indemnités aux RL et notes de frais
• enregistrer les cotisations des membres, les subsides et les dons
Support IT
Est assuré par Paul Berger (paulberger@skynet.be) avec les fonctions suivantes :
- gérer et tenir à jour les bases de données des Projets (demandes, fiches projets, formulaires de mission) et des Tiers (CdP, experts, RL, demandeurs, contacts)
- gérer et tenir à jour le site Internet (digests, wanted, news)
- gérer les adresses e-mail @ex-change-expertise.be
- confectionner la Newsletter sur base des indications du CE
- établir les documents pour la réunion de la CP
- archiver les demandes de missions, les formulaires d’évaluation, d’impact et de debriefing