Support administratif

Secrétariat Administratif

Est assuré par Etienne Lavigne (secretariat@ex-change-expertise.be) avec  les fonctions suivantes :

  • veiller au respect des dispositions statutaires et légales et des publications au Moniteur Belge
  • archiver les contrats « demandeurs » et « experts »
  • archiver les rapports de missions
  • archiver les demandes et leurs annexes
  • assurer le secrétariat du Comité Exécutif (PV)
  • gérer l’adresse mail « info@ex-change-expertise.be »; réponses adéquates à donner au nom de l’association 
  • appeler les cotisations annuelles et tenir à jour le registre des membres
  • gérer les contrats et lettres d’accréditation des RL
  • rédiger les « Lettres de Mission » destinées aux experts pour obtenir leur visa
  • gérer les assurances :
    couvrir au moyen de polices d’assurance appropriées les risques encourus tant par les bénévoles que par l’association elle-même
    souscrire les avenants pour les voyages des experts
    fournir au Trésorier les éléments pour le paiement et la comptabilisation des quittances

Secrétariat du CA/AG 

Est assuré par Thierry  Deflandre (t.deflandre@skynet.be) avec les fonctions suivantes : 

  • assurer le secrétariat du CA/AG (convocation, organisation, PV)

Présidence CA – Gestion Voyages

Est assuré par Serge Christiane  (  sergelchristiane@gmail.com) avec les fonctions suivantes : 

  • présider le Conseil d’Administration, l’Assemblé Générale et le Comité Exécutif (ordre du jour, convocation)
  • signer les contrats engageant l’association
  • réserver les billets d’avion en coordination avec le chef de projet et l’expert
  • fournir au Trésorier les éléments pour le paiement et la comptabilisation des frais de voyage
  • Trésorerie – Comptabilité

Est assuré par Alain Marlière  (alain.marliere@ex-change-expertise.be) avec les fonctions suivantes :

• gérer les comptes bancaires
• tenir la comptabilité en partie double avec le support d’un bureau comptable
fournir le reporting mensuel de la Trésorerie et des comptes analytiques (avec l’aide de Patricia Mikolajczak)
• faire auditer les comptes
• s’acquitter des obligations fiscales
• établir le projet de budget
• facturer nos prestations, les participations aux frais et s’assurer de leur recouvrement
• payer les factures, indemnités aux RL et notes de frais
• enregistrer les cotisations des membres, les subsides  et les dons

Support IT

Est assuré par Paul Berger (paulberger@skynet.be) avec les fonctions suivantes :

  • gérer et tenir à jour les bases de données des Projets (demandes, fiches projets, formulaires de mission)  et des Tiers (CdP, experts, RL, demandeurs, contacts)
  • gérer et tenir à jour le site Internet (digests, wanted, news)
  • gérer les adresses e-mail @ex-change-expertise.be
  • confectionner la Newsletter sur base des indications du CE
  • établir les documents pour la réunion de la CP
    fournir les adresses email des destinataires des messages officiels de l’association sur base de critères à lui fournir
  • archiver les formulaires d’évaluation, d’impact et de debriefing