Aspects pratiques
Voyage
Sauf information contraire qui vous sera donnée par votre Chef de Projet, la règle veut que ce soit Ex-Change-Expertise qui réserve et achète les titres de transport.
Ne prenez aucune initiative en matière de réservation/achat d’un billet sans l’accord écrit de votre Chef de Projet (compagnie, route, dates, prix, …).
Il va de soi que les dates de départ et de retour seront toujours fixées de commun accord avec vous et le (la) bénéficiaire de la mission. Une fois ces dates fixées, communiquez-les à votre Chef de Projet et à la Responsable « Voyage » Annick Detry (annick.detry @ex-change-expertise.be).
N’oubliez pas qu’une preuve de réservation du vol Aller-Retour est souvent demandée pour l’obtention du visa.
Une fois le billet acheté, ne modifiez ni les horaires, ni la route sans l’accord écrit de l’association.
A votre arrivée vous serez accueilli par le demandeur et / ou le RL.
Assurances (à revoir)
Assurances accident corporel
Préalable de base, il vous revient d’être en ordre avec votre mutuelle. De notre côté, nous souscrivons d’office une assurance « accident corporel » en votre faveur. Vous pouvez télécharger les conditions générales de cette police à partir du menu « Documents à télécharger » de l’Espace Experts
Assurance annulation
Nous ne couvrons pas ce risque. En effet, la plupart de nos experts possèdent une carte de crédit qui comporte automatiquement l’assurance « annulation » lorsque la carte est utilisée pour acheter le billet d’avion. Vous devez donc en parler avec votre Chef de Projet et avec la responsable « Voyages », Annick Detry (annick.detry@ex-change-expertse.be), au moment de la décision de l’achat des titres de transport.
Assurance assistance voyage
Si vous avez souscrit à titre personnel une assurance « assistance-voyage rapatriement », Ex-Change-Expertise n’en souscrira pas une seconde. Dans l’hypothèse où vous n’êtes pas couvert sur une base annuelle et pour tous les pays du monde, nous souscrirons une assurance « assistance » temporaire à votre profit. Parlez-en à votre Chef de Projet, l’initiative vous en incombe. Vous pouvez télécharger les conditions générales de cette police à partir du menu « Documents à télécharger » de l’Espace Experts
Assurance objets personnels
Pour les experts qui le souhaitent, l’association peut souscrire une assurance « vol, perte, dégâts, tous risques » destinée à protéger 1 ordinateur portable + 1 appareil photographique + 1 GSM ou smartphone ou tablette à hauteur de 3000 euros maximum pour l’ensemble des appareils et pour la durée de la mission. Marque, type, numéro de série (si possible) et valeur de remplacement TVAC sont à renseigner à votre Chef de Projet. Parlez-en à votre « Chef de Projet ».a
Visa, mesures sanitaires
Un visa d’entrée est requis dans la plupart des pays où s’effectuent nos missions. Renseignez-vous auprès de votre Chef de Projet pour en connaître les modalités et les documents à fournir.
N’oubliez pas qu’un délai de durée variable selon les pays est parfois requis entre le dépôt du passeport (d’une validité d’au moins 6 mois) et l’obtention du visa.
Vous pouvez avoir confirmation de ces modalités en consultant le site de l’ambassade du pays de destination.
Pour les mesures sanitaires requises (vaccins, test de dépistage, visite médicale, médication) renseignez-vous auprès de votre Chef de Projet et consultez le site du Ministère des Affaires Etrangères relatif aux voyages (pour la Belgique : https://diplomatie.belgium.be/fr/conseils-aux-voyageurs).
Vos frais médicaux vous seront remboursés sous déduction des remboursements de vos assurances « soin de santé » (mutuelle ou autres).
Pour le paludisme, le traitement par la Malarone est très cher. Il pourrait être réservé dans les cas où l’expert est atteint de la malaria. Il existe en effet des génériques moins coûteux. Nous nous inclinons cependant toujours devant la décision du prescripteur médical.
Hébergement
Le demandeur prend en charge votre logement (à l’hôtel ou chez l’habitant), vos repas et boissons, les services (blanchisserie), les transports locaux dès votre arrivée.
Assurez-vous auprès de votre Chef de Projet qu’il s’est renseigné, via le Représentant Local, des conditions de l’hébergement proposé par le demandeur.
En cas de difficulté à ce sujet, prenez immédiatement contact avec notre Représentant Local ou avec votre Chef de Projet.
Pour vos communications téléphoniques locales et internationales et vos SMS, privilégiez WhatsApp qui est très répandu en Afrique ou à défaut une carte prépayée locale. N’utilisez jamais votre carte SIM européenne qui s’avèrera très coûteuse.
Vos frais
Ex-Change-Expertise vit du soutien que lui apportent ses bailleurs de fonds et ses sponsors. Nous avons le devoir de dépenser les moyens mis à notre disposition avec parcimonie.
Vous êtes « Expert » bénévole et notre souhait est que la mission ne vous coûte rien.
Vous devrez cependant agir avec retenue à propos des dépenses que vous nous soumettrez au remboursement.
Sur place vous serez entièrement pris en charge par le Demandeur de la mission (voir Hébergement)
Ex-Change-Expertise prend en charge les frais depuis votre domicile jusqu’à l’aéroport international desservi par des lignes régulières dans le pays de destination (ou dans de rares cas d’un pays voisin).
Nous vous rembourserons donc les frais d’approche de l’aéroport en Europe, les frais de parking éventuels, vos frais médicaux et de visa (voir Visa,vaccins,soins médicaux). Pour les déplacements, choisissez le moyen le plus adéquat (le train, votre véhicule plutôt qu’un taxi).
Pour tout autre frais contactez toujours votre Chef de Projet.
Etant donné les contrôles dont nous faisons l’objet, la règle est de nous présenter pour chaque dépense un justificatif, si possible signé. Conservez donc soigneusement TOUTES les pièces qui passent entre vos mains.
A votre retour de mission, vous transmettrez par mail le tableau Excel (Note de remboursement )complété à l’attention de votre Chef de Projet.
Vous remettrez le même tableau signé et accompagné de TOUS vos justificatifs à votre Chef de Projet. Si pour des raisons d’éloignement il n’est pas raisonnable de le rencontrer, vous les lui enverrez par courrier en prenant soin de conserver chez vous une photocopie de tous les documents..