Créée en 1991 par un groupe de médecins, Polyceb (pour Polyclinique Centrale de Bujumbura) s’est rapidement développée car elle répondait à un besoin de la population dans sa zone de chalandise.
La demande :La croissance rapide de l’activité médicale ne s’est pas accompagnée d’une structure administrative et d’un support digital adéquat. Le conseil d’administration et le comité de direction, conscients des lacunes, souhaitaient une assistance et un plan d’action pour la modernisation de l’outil administratif et digital.
Réalisation :Après un état des lieux de l’existant, l’expert a défini l’architecture de l’outil informatique à mettre en place. Il a participé au choix du logiciel « Open Clinic »en fournissant, en compagnie d’un consultant local en informatique, des recommandations de paramétrages.
Il a, en outre, proposé un nouvel organigramme fonctionnel accompagné des définitions de fonction attributions et responsabilités à déléguer de treize postes de cadres. Enfin, il a modernisé le manuel de procédures en tenant compte de l’évolution administrative et digitale prévue.
Suivi : Trois étapes sont prévues réparties sur trois trimestres. Elles sont articulées autour de la mise en service de « Open Clinic ». Une mission complémentaire paraît indispensable dans six à neuf mois si la mises en place d’Open Clinic a suivi le plan initial. Elle permettrait son « fine tuning » d’une part, la finalisation et la mise en place du manuel de procédures et l’adaptation de l’organigramme, s’il échet.
Appréciation: La mission a rencontré l’enthousiasme unanime du comité de direction et du conseil d’administration et surtout la volonté d’appliquer les solutions arrêtées d’un commun accord.