Comment introduire une demande de mission d'expertise
Vous devez répondre à nos critères de sélection
- Votre entreprise est une PME ou une association du secteur formel en Afrique francophone, employant entre 5 et 200 personnes, exerçant une activité génératrice de revenus avec des perspectives de développement
- Elle a un chiffre d’affaires supérieur à l’équivalent de 30.000 euros et inférieur à 1 million d’euros et existe depuis au moins 3 ans
- Les capitaux et les actionnaires sont majoritairement locaux
- Vos activités ne causent aucun dommage social ou environnemental
- Vous êtes financièrement capable et disposé à supporter les frais locaux de la mission (hébergement, restauration, transports locaux,…)
- Votre situation financière ne vous permet pas de faire appel à des conseillers externes rémunérés
Votre demande
- Doit être ciblée sur un besoin prioritaire visant à améliorer l’efficacité économique de l’entreprise
- Peut concerner des aspects techniques ou de gestion mais doit pouvoir être traitée par un seul expert lors d’une mission de 2 à 3 semaines
- Aura pour objectif premier un transfert de compétences
Quelle sera votre contribution?
- L’expert est toujours bénévole et nous prenons en charge tous ses frais hors les frais locaux
- Vous prendrez en charge tous les frais locaux : hébergement, restauration, entretien des vêtements, déplacements locaux, achat de matériel indispensable à l’exécution de la mission
- Si vos moyens financiers le permettent (au delà d’un chiffre d’affaires de 1 million d’euros), nous vous demanderons de prendre en charge le coût du billet d’avion
- Si vous êtes la filiale d’une entreprise/organisation non africaine ou bénéficiez de subsides de sa part, nous vous demanderons de couvrir tous nos frais
- Vous mettrez à disposition de l’expert un environnement de travail approprié (bureau, connexion Wifi,..)
- Vous vous assurerez que les collaborateurs concernés par le projet seront suffisamment disponibles..
Pour préparer votre demande
- Prenez connaissance de notre contrat standard que vous signerez lorsque l’expert aura été choisi et que les termes de références de la mission auront été fixés de commun accord
- Demandez l’assistance d’un représentant local (RL) qui pourra vous aider dans la rédaction de votre demande. C’est toutefois à vous et non au RL de remplir le formulaire de demande en mentionnant votre adresse e-mail
- Prenez connaissance des informations à nous communiquer dans votre demande qui sont reprises dans le document de travail à télécharger. Attention, n’utilisez pas ce document pour envoyer votre demande mais bien le formulaire en ligne accessible ci-dessous.
Introduire votre demande
Quand vous pensez avoir réuni toutes les informations nécessaires, vous pourrez introduire votre demande d’expertise via le formulaire en ligne accessible en cliquant sur le bouton ci-contre.
Les demandes sont examinées mensuellement par notre Commission Projets qui se réunit le second mardi du mois.
Pour éviter tout report, veillez à introduire votre demande au plus tard le vendredi précédant le second mardi du mois.
Suivi de votre demande – Préparation de la mission
Dans les deux jours suivant la réunion de la Commission Projets vous recevrez un e-mail vous informant de la décision.
Si votre demande est prise en considération , le message vous communiquera le numéro de votre projet ainsi que le nom du Chef de Projet qui sera votre interlocuteur privilégié.
Avec lui vous définirez de commun accord les termes de références et les objectifs précis de la mission d’expertise ainsi que le profil de l’expert.
Veillez à être réactif pendant cette phase de préparation en communiquant au chef de projet et à l’expert toutes les informations utiles qui permettront de cerner au mieux votre contexte et vos besoins en vue d’une mission efficace.
Cette phase se termine lorsque sont fixés les termes de référence, le choix de l’expert et les dates de la mission, aboutissant à la signature du contrat que vous transmettra le chef de projet.
La signature de ce contrat est une condition préalable à toutes les démarches préparatoires du voyage (réservation de vol, visa, assurances, vaccins..) qui peuvent parfois demander plusieurs semaines. Prévoyez donc un délai suffisant pour fixer la date du voyage.
Durant la mission
Vous veillerez à accueillir l’expert à l’aéroport et à l’aider dans les formalités d’entrée. Vous le conduirez à son hébergement et lui fournirez tous les conseils sur les usages locaux afin de faciliter son intégration.
Pendant la mission, vous veillerez aussi à assurer la meilleure disponibilité de vous-même et de tous les collaborateurs concernés.
A la fin de la mission, vous ferez avec l’expert un debriefing de la mission en cernant les principaux constats et résultats, les actions à entreprendre et les perspectives à terme.
Avec lui vous remplirez le formulaire d’impact ci-contre qui fixe les objectifs à atteindre dans les 6 à 18 mois. Au terme de ce délai, nous reprendrons contact avec vous pour évaluer le niveau de réalisation de ces objectifs.
A l’issue de la mission, nous vous demandons de remplir le formulaire d’évaluation ci-contre qui nous permettra d’améliorer la qualité de nos services.
Veuillez fournir votre adresse e-mail comme première rubrique du formulaire, afin de recevoir un e-mail de confirmation et une copie .PDF du formulaire rempli.
Si vous voulez prendre connaissance du contenu de ce formulaire pour préparer votre réponse, vous pouvez télécharger préalablement le document de travail (= brouillon).